ERP açılımı, Enterprise Resource Planning ve Türkçe adıyla kurumsal kaynak planlama yazılımları, en basit şekilde firmalar için geliştirilmiş karar destek sistemleri olarak tanımlanır. ERP sistemleri, kullanıcıların sisteme girdikleri verileri anlamlı hale getirebilmek için kurgulanmıştır. Bu sistemler, işlenen verileri belli parametrelere bağlı olarak analiz eder, onları anlamlı hale getirir ve verilerin en kısa sürede doğru şekilde raporlanmasını ve stabilize edilmesini sağlar. Kurumsal kaynak planlama yazılımları, firmaların mevcut kaynaklarını maksimum düzeyde kullanabilmelerini amaçlayarak kurgulanır. Bu programlar sayesinde üretilen, işletmeler için değerli ya da değerlenebilecek her türlü bilgi ve belge merkezi bir sistemde kayıt altına alınır, bir deneyim havuzu oluşturulur ve firmaların kurumsal hafızaları koruma altına alınır. Şirketler, kendi pazarlarında rekabetçi ve sürdürebilir olmak için verilerini ve kaynaklarını en yüksek verim ile yönetmelidir. Özetle, Endüstri 4.0’ın konuşulduğu günümüzde kaynakları yönetmek için belli başlı araçlara ihtiyaç vardır ve bunun için en temel ihtiyaçlardan biri olarak kurumsal kaynak planlama yazılımları gösterilebilir.
ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) Modülleri nelerdir?
Standart bir ERP yazılımı, işletmelerin uçtan uca tüm iş süreçlerini tek bir platform üzerinden yönetmelerine olanak sağlayacak şekilde geliştirilir. Genellikle her iş süreci işin kurgulanmış bir modül bulunur ve bu modüllerin birbiri ile tam entegre çalışması, birbirleri ile konuşabilir olması beklenir. Buna göre standart bir sistemde,
satış, satınalma, üretim planlama, üretim, kapasite, stok, depo yönetimi, kalite yönetimi, malzeme ihtiyaç planlaması (yaygın bilinen adıyla – MRP), maliyet, finans, muhasebe, sabit kıymet, bütçe, insan kaynakları, müşteri ilişkileri yönetimi (yaygın bilinen adıyla – CRM), servis yönetimi, dış ticaret, proje, bakım modülleri yer almaktadır. İsimleri değişiklik gösterse de tüm ERP yazılımları standart sistemlerinde benzer işlevlere sahip bu modüllere yer verir. ERP sistemlerini, canlılarda bulunan sinir sistemine benzetmek yanlış olmaz: Sistem, modüller aracılığı ile firmanın her bir noktasına erişim sağlar, topladığı verileri beyne, yönetim paneline, ulaştırır ve yine verilen emirleri iletir.
ERP Ne İşe Yarar?
ERP programı, firmalar için pek çok yönden önemli avantajlar sunar. Bu yazılımlar, firmalara zaman, maddi tasarruf, stratejik karar almada kolaylık ve kurumsal hafıza kazandırır. Peki bunu nasıl yapar? Bunu kısa bir örnekle açıklamak mümkün: Üretim yapan bir firmayı ele alın. Firmanın sipariş teklifi oluşturulduğu andan üretim, kalite kontrol, teslimat ve hatta satış sonrasına kadar tüm süreçlerin yönetiminin ve bu süreçte elde edilen verilerin tek bir ekran üzerinde görüntülenebildiğini düşünün. Siparişten itibaren program, firmanın yetkililerinin envanteri, malzeme planlaması, tedarik zinciri, üretim planlaması, üretim, kalite kontrol, maliyet, servis ve hatta bakım süreçlerini kolayca yönetebilmesini sağlar. Bu sayede fire ve hata ihtimalleri minimize edilir. Yazılım, firmalara eldeki kaynakları en verimli şekilde kullanarak maksimum faydayı ne şekilde elde edeceklerini tutarlı raporlar ile sunar. Kullanıcılar iş süreçlerini bu raporlara göre kurgular.
Sistem üzerinde saniye bazında, minimum hata payı ile gerçekleştirilen bu süreçler, maddi tasarrufun yanı sıra zaman da kazandırır. Ayrıca tüm işlemler, sistemde kayıt altında tutulur. Böylece zamanla veriler sistemde birikir ve kurumsal hafıza da oluşturulur. Programın sunduğu doğru raporlar, stratejik karar alma süreçlerinde de yetkililere rehberlik eder.
Doğru ERP Programı Nasıl Seçilir?
Her firmanın iş süreci yönetimi ve kurum kültürü farklıdır. Dolayısıyla her işletmenin ihtiyaçları ve bu ihtiyaçlara yanıt bulabileceği ERP programı da farklı olabilir. Bu nedenle firmalar son kararı vermeden önce ciddi bir araştırma yapmalı ve öncelikle kendi kurum kültürüne uygun, ihtiyaçlarına cevap verebilecek ve kendi dilini konuşabilecek kurumsal kaynak planlama çözümlerini bulmaları gerekir. Ancak, seçim yaparken yalnızca günün koşulları değil, gelecekteki doğacak olası ihtiyaçlar da senaryolara eklemek gerekir. Seçilecek yazılımın bilgi birikimi, teknik özellikleri, sunduğu çözümlerin yanında sağlayıcı firmanın vizyonu, gelecek planları, izlediği proje yönetim metodolojileri, kurulum sonrası sunduğu hizmetler, sunulan yazılımın geliştirilebilirliği de dikkate alınmalıdır. ERP programı, yüksek maliyetli ve uzun ömürlüdür. Bu nedenle, yatırım yapılan yazılımın da sürdürülebilir olmasına dikkat etmek gerekir.
ERP programlarının implementasyon ve adaptasyon süreçleri nasıl yönetilmelidir?
ERP programları, şirketlere tüm iş süreçlerinde destek olur ve çalışmalarını en üst seviyeye taşımalarına yardım eder. Ancak Gartner (Global Research and Advisory Company) raporuna göre projelerin yüzde 75’inden fazlası başarıyı yakalayamıyor. Bunun en temel nedeni ise firmaların ERP sistemine geçişte projeyi yanlış yönetmelerinden kaynaklanıyor. Hatalı implementasyon, kötü yönetilen projeler, ilgili firma çalışanlarının programa adapte olamaması gibi nedenler, bu önemli bilişim teknolojisi yatırımının büyük bir kayba dönüşmesine neden olabilir. Bu nedenle, ERP sisteminin firmaların iş süreçlerine planlı ve stratejik bir yaklaşımla uygulanması gerekir. Bu projelerde başarıyı elde etmenin anahtarı ise ‘doğru implementasyondur’ yani doğru uygulamadır.
Bir projesinin doğru yönetilebilmesi için çeşitli aşamaların izlenmesi gerekir. Buna göre; proje planlama, kavramsallaştırma, gerçekleşme, canlı kullanım hazırlığı ve canlı kullanım desteği adımları izlenir. Tüm aşamaların doğru analiz edilmesi, programın kurgulanacağı firmanın strateji, hedef ve ihtiyaçlarının doğru belirlenip, uygun yol haritasının çıkarılması gerekir. Bu noktada yazılım sağlayıcı firmanın uluslararası standartlarda proje yönetim metodolojilerini takip ettiğinden emin olmak şirketlere güvence sağlar.
ERP projeleri, iki tarafın da –yazılım sağlayıcı firma ve muhatap olan şirket- özveri ve sabırla çalışması gereken uzun soluklu projelerdir. Projelerin başarı ile sonuçlanmasına önemli etkenlerden biri de üst yönetim desteğidir. Proje süresince üst yönetimin takındığı tavır, farkındalık seviyesi, ilgi ve takibi, proje ekibinin yanında duruşu, açık, net şekilde delegasyonu, padaşlarla iletişimi ve gerçekçi beklentiler içinde olması hayati önem taşır.
ERP Projelerinde Veri Merkezi Özellikleri Nelerdir ve Neden Önemlidir?
Veri merkezi, bir işletmenin başarısının en kritik parçalarından biridir. Veri güvenliğinin etkinliği ve güvenliği, işletmelerin günlük operasyonlarını doğrudan etkiler. Günümüzde, cloud tabanlı yazılım çözümleri gündemde. Veri merkezlerine olan talep ve ihtiyaç her geçen gün önemini arttırıyor. Bu nedenle bir yazılım arayışına girildiğinde dikkat edilmesi gereken en önemli hususlardan biri olarak veri merkezleri karşımıza çıkıyor. Herhangi bir ERP yazılımı seçim sürecinde, yazılımın uygun donanıma sahip olduğundan, verilerinizi koruyacağından, kullanıcıların yazılıma ve verilere sorunsuz erişebileceğinden emin olmakta fayda var. Yazılım sağlayıcı firma, donanım ve sunucuların yönetimi ve ayrıca veri yedeklemesi ve güvenlikle ilgili BT bakımlarıyla ilgilenmekle sorumludur. ERP programı için seçim yapılırken yüksek veri merkezi güvenliği konusunda uluslararası standartları karşılayan, güncel yasaları ve teknolojiyi takip eden yazılım firmalarını tercih ettiğinizden emin olmalısınız.
Peki veri merkezi nedir? Veri merkezini, işletmenizin bilgi deposu olarak düşünebilirsiniz. Bilgiyi envanter olarak saklamak yerine, iş süreçlerinde elde ettiğiniz tesis bilgileri, web sitesi verileri, kredi kartı verileri, satış verileri, envanter verileri, muhasebe verileri, e-ticaret verileri gibi verileri sistemin temelini oluşturan sunucular, güvenlik duvarları ve yedekleme ekipmanları aracılığı ile depolamak denebilir. Verilerinizi, veri merkezi sayesinde toplayabilir, depolayabilir, koruyabilir ve yönetebilirsiniz. Bir veri merkezi, bu ekipmanları barındırmak için ayrılmış bir binaya sahip olmak kadar karmaşık ya da tek bir odada yalnızca birkaç sunucuya sahip olmak kadar basit olabilir. Önemli olan sağlıklı yedekleme, güvenlilik, sisteme uyum gibi faktörlerdir. Yazılım sağlayıcıların ve işletmelerin yatırım yaparken kendileri için doğru ve güvenilir veri merkezlerini tercih ettiklerinden emin olmaları gerekir. Doğal afet, elektrik kesintisi vb. gibi durumlar için gerekli önemlerin alındığından, ısınma-soğuma, düzenli bakım, kapasite, altyapı gibi hususların düzenli olarak kontrol edilip edilmediğine bakmalısınız.
Güvenlik, veri merkezi için en kritik konulardan biri. İyi bir veri merkezi, yanlış kişilerin, barındırılan ekipmana erişmesini önlemek için birden fazla güvenlik seviyesi (BioMetric, PIN kodu, Erişim kartı vb.) sunmalıdır. Buna göre, yazılım sağlayıcı firmanın veri merkezi için 7/24 video izleme ve insanlı güvenlik, ağ operasyon merkezi tarafından 7/24 izleme, kompleks ana girişinde güvenlik uzmanı, güvenli yükleme alanı, yönetim ve izleme gibi hizmetler sunuyor olması gerekir.
